KI im Unternehmen einführen: vom Test zum Alltag

Wähle einen überschaubaren Einstieg.

Eine interne Zusammenfassung oder ein Angebotsentwurf mit menschlicher Prüfung eignet sich oft besser für einen ersten Versuch als ein System, das selbstständig verbindliche Zusagen verschickt. Entscheidend ist, dass du ein gutes Ergebnis erkennen kannst und Fehler auffallen, bevor sie Folgen haben.

Beschreibe den heutigen Ablauf, die beteiligten Menschen und den Aufwand. Lege fest, welches Problem du lösen willst: zu lange Antwortzeit, fehlende Angaben oder häufige Sucharbeit. „Wir brauchen KI“ ist noch kein messbares Ziel.

Kläre Daten, Rechte und Zuständigkeit.

Welche Informationen braucht die Aufgabe wirklich? Wer darf sie sehen? Wer darf den Auftrag ändern? Prüfe die verwendeten Dienste und ihre Datenverarbeitung, bevor du Kundendaten oder interne Unterlagen einsetzt. Gib dem System nur die Zugriffe, die für den konkreten Test nötig sind.

Zum Pilot gehört eine erreichbare Person, die Fehler entscheidet und den Ablauf stoppen kann. Regeln zu Vertraulichkeit und erlaubten Handlungen sollten verständlich dokumentiert sein. Das BSI beschreibt unter anderem Risiken durch fehlerhafte Ausgaben und manipulierte Eingaben.

Vergleiche dieselben Fälle.

Stelle typische, schwierige und unvollständige Beispiele zusammen. Bearbeite sie einmal im bisherigen Ablauf und einmal mit Unterstützung. Erfasse Gesamtzeit, sachliche Fehler, fehlende Angaben und Nacharbeit. Ein schöner Text allein ist kein bestandener Test.

Ein mögliches Abnahmekriterium: Der Entwurf übernimmt vorhandene Fakten, markiert fehlende Daten und verschickt nichts. Das lässt sich prüfen. „Die KI ist gut“ bleibt dagegen eine Stimmung.

Der Betrieb beginnt nach der Vorführung.

Nach einem erfolgreichen Test braucht es Zuständigkeit, eine kurze Anleitung, einen Ersatzablauf bei Ausfall und einen Rhythmus für Kontrollen. Änderungen an Modell, Daten oder Schnittstelle können das Ergebnis verändern. Prüfe dann die gespeicherten Testfälle erneut, bevor du den Umfang erweiterst.

Ein Pilot mit Anfang und Ende.

Nimm einen Vorgang, der häufig vorkommt und dessen Ergebnis du prüfen kannst. Sammle einige normale Fälle, unvollständige Angaben und einen Fehlerfall. Definiere vor dem Start, was ein guter Vorschlag enthält. Lass das System zunächst parallel zum bisherigen Ablauf arbeiten. Es schlägt vor; ein Mensch prüft.

Für den Test notierst du Bearbeitungszeit, Korrekturen und abgelehnte Ergebnisse. Ein schneller Vorschlag ist kein Gewinn, wenn jemand ihn mühsam reparieren muss. Entscheide nach dem vereinbarten Testzeitraum, ob der Ablauf weiterläuft, angepasst wird oder endet. Erst danach erweitern sich Aufgaben und Rechte.

Was kostet der Ablauf wirklich?

Zum Modellzugang kommen je nach Aufbau Schnittstellen, Speicher, Einrichtung, Schulung und laufende Pflege. Auch das Prüfen der Ergebnisse ist Arbeitszeit. Stelle dem Aufwand einen gemessenen Nutzen gegenüber. Mögliche Vorteile sind weniger Nacharbeit, kürzere Wartezeit oder ein besser dokumentierter Vorgang.

Ein einfaches Modell: 100 Vorgänge pro Monat sparen nach Kontrolle jeweils sechs Minuten. Das sind zehn Stunden. Bewertest du diese intern mit 40 Euro, ergibt sich ein rechnerischer Zeitwert von 400 Euro. Das ist keine automatisch zusätzliche Einnahme. Ziehe laufende Kosten ab und entscheide, wofür du die Zeit nutzen kannst.